Absences
Les absences validées et jamais transmises, quelle que soit leur date. Pour chacune : les jours posés, les jours restitués lorsqu'un arrêt recouvre des congés, et le nombre de jours retenu.
KeepTrack rassemble les absences, les variables de paie, les heures supplémentaires, les titres-restaurant et les mouvements du personnel dans un fichier consolidé. Votre cabinet ou votre service paie le contrôle, le valide et vous retourne les fichiers de paie dans le même espace.
Absences dans un tableur, primes dans un mail, entrée d'un salarié dans une conversation : le fichier de fin de mois se reconstitue à la main, source par source.
Un arrêt saisi après l'envoi, une prime transmise deux fois : l'écart apparaît souvent à la lecture du bulletin, parfois au solde de tout compte.
Quelle version le cabinet a-t-il reçue, qui l'a validée, et quand ? Sans historique, chaque correction commence par une recherche dans les mails.
Votre service RH prépare et envoie le fichier. Votre cabinet ou votre service paie le valide, puis vous retourne les fichiers de paie.
Le fichier consolidé se génère depuis Payroll Connect, avec les données saisies dans KeepTrack au fil du mois. Avant l'envoi, l'administrateur est alerté de ce qui mérite une vérification. Il peut joindre des fichiers complémentaires.
Le destinataire paie reçoit un e-mail à chaque envoi. S'il refuse, il indique un motif : vous corrigez, régénérez et renvoyez une version numérotée. Sa validation clôt le mois.
Bulletins, journal de paie, récapitulatifs : le cabinet dépose ses fichiers et vous les envoie en une fois. Vous validez ou refusez chaque fichier. Un fichier refusé est remplacé par une version corrigée, jamais renvoyé tel quel.
Un fichier Excel structuré, exploitable quel que soit votre logiciel de paie. Les onglets de mouvements ne contiennent que ce que votre cabinet n'a pas encore reçu. Les compteurs donnent l'état à date.
Les absences validées et jamais transmises, quelle que soit leur date. Pour chacune : les jours posés, les jours restitués lorsqu'un arrêt recouvre des congés, et le nombre de jours retenu.
Une ligne par salarié et par mois concerné, une colonne par rubrique utilisée. Les montants récurrents sont repris automatiquement.
L'écart à la durée contractuelle, semaine par semaine, dates du lundi au dimanche. Heures supplémentaires, heures complémentaires ou jours de repos travaillés. Les heures sont transmises brutes : la majoration reste calculée par votre logiciel de paie.
Présent dès que le mois est figé : nombre de titres, valeur faciale, parts employeur et salarié, régularisations du mois précédent et total.
CP N-1, CP N et RTT : acquis, pris, solde. Les CP reportés après un arrêt apparaissent avec leur date limite, uniquement pour les salariés concernés.
Les entrées et les sorties. Pour chacune :
Une ligne par changement de salaire : ancien et nouveau montant, annuel et mensuel, écart, date d'effet.
Chaque champ de fiche modifié depuis le dernier envoi validé, de la valeur que connaît votre cabinet à la valeur actuelle.
Le fichier ne suit pas le calendrier : il suit ce que votre cabinet a déjà reçu.
Tout ce qui n'a jamais été transmis, quelle que soit sa date. Un arrêt de mai saisi en juin part dans le fichier de juin, avec ses dates d'origine. Une variable d'un mois précédent est transmise avec la mention de son mois.
Chaque élément est marqué comme transmis au moment où votre cabinet valide le fichier.
La validation ne marque que les éléments réellement présents dans le fichier. Une absence validée après la génération n'est donc pas perdue : elle part dans le fichier suivant.
Une modification de fiche salarié postérieure à la génération bloque l'envoi jusqu'à ce que le fichier soit régénéré.
Une absence, une variable ou une heure supplémentaire annulée après sa transmission revient dans le fichier suivant, avec la mention « ANNULÉE » et sa date. Annulée avant l'envoi, elle n'apparaît jamais.
Parce qu'il n'a pas à les recalculer. Un salaire passé de 38 000 à 39 000 puis à 40 000 € entre deux envois apparaît en « 38 000 → 40 000 » dans les modifications. Une valeur modifiée puis rétablie avant l'envoi disparaît du fichier.
L'onglet Salaires de base garde, lui, chaque changement avec sa propre date d'effet, pour permettre la proratisation.
Messages, demandes et échéances restent attachés au mois qu'ils concernent. Les mois précédents restent consultables en lecture seule, fichiers compris.
Chaque période a son fil de discussion entre votre service RH et votre cabinet, avec les messages non lus signalés. La conversation s’exporte en PDF.
Pour les demandes ponctuelles, comme une simulation de solde de tout compte ou un justificatif manquant. Chaque demande est une tâche avec échéance, pièces jointes et suivi, créée par l’un ou l’autre.
Les quatre dates clés du mois sont partagées : envoi des variables, retour des fichiers, validation et virement. Un e-mail signale chaque étape, sans en dévoiler le contenu.
Votre accès est ouvert par l'invitation de votre client, sans abonnement de votre côté. Un seul compte réunit tous les clients KeepTrack qui vous ont invité : fichiers consolidés, retours de paie, messagerie et tâches, client par client.
Rien n'est marqué comme transmis. Vous corrigez les éléments indiqués dans le motif, régénérez le fichier et renvoyez la version suivante.
L'envoi est bloqué et le nombre de modifications non incluses est affiché. Un clic régénère le fichier.
Une alerte s'affiche avant l'envoi. Si l'absence part et que sa suppression est validée ensuite, elle est signalée en annulation dans un fichier suivant.
Une alerte s'affiche. L'onglet Titres-restaurant n'est ajouté qu'une fois le mois figé.
Le salaire initial figure dans la fiche d'entrée. Il n'est pas répété dans l'onglet Salaires de base.
KeepTrack recense les absences, entrées, sorties, modifications de fiches et changements de salaire déjà enregistrés. Vous indiquez s'ils ont déjà été transmis par votre circuit habituel ou s'ils doivent partir dans le premier fichier.
Invitez votre service paie : il dispose exactement du même espace qu'un cabinet.
Vous retirez l'accès de l'ancien cabinet : les fichiers et l'historique des échanges restent chez vous. Vous invitez ensuite le nouveau.
KeepTrack ne produit ni bulletin, ni DSN, et ne calcule ni cotisations, ni majorations. Il transmet les éléments réalisés, que votre cabinet chiffre dans son logiciel de paie.
Un export des éléments au format d'import standard de Silae est en préparation.
Seul votre cabinet ou votre service paie valide le fichier et clôt le mois. Sans lui, le fichier se génère et se télécharge, mais le mois reste ouvert.
Une paie validée ne se rouvre pas. Toute correction part dans le fichier suivant, en régularisation.
Non. Son accès est inclus dans votre abonnement.
Non. Le fichier consolidé est un fichier Excel structuré, exploitable quel que soit le logiciel. Un export au format d'import de Silae est en préparation.
L'administrateur de votre entreprise et le destinataire paie que vous avez invité. Les salariés et les managers n'y ont pas accès. Vous pouvez retirer l'accès du cabinet à tout moment.
Les fichiers sont stockés dans un espace privé. Chaque téléchargement passe par un lien temporaire, valable une heure. Les données sont hébergées dans l'Union européenne.
Oui, les modules RH fonctionnent indépendamment. En revanche, le suivi de ce qui a été transmis repose sur la validation de votre destinataire paie.
Compteurs CP, RTT et récupération mis à jour automatiquement, report légal compris.
Fiche unique, modifications datées et transmises au cabinet.
Calcul selon les jours réellement travaillés, parts employeur et salarié, régularisation des périodes précédentes.
Planning, saisie des temps, variables de paie, notes de frais, documents RH : l'ensemble des modules, inclus dans chaque abonnement.
Invitez votre cabinet dès l'essai et générez votre premier fichier consolidé avec vos propres données.