Identité, contrat, établissement, rémunération ou coordonnées bancaires : chaque salarié dispose d'une fiche unique, contrôlée et reliée aux données préparées pour votre cabinet.
Coordonnées, contrat, rémunération ou RIB peuvent être répartis entre plusieurs fichiers et échanges, sans source unique réellement à jour.
Lorsque plusieurs personnes conservent leur propre suivi, les mêmes informations peuvent rapidement devenir incohérentes.
Le départ d'un salarié doit permettre de couper immédiatement son accès tout en conservant les données et l'historique nécessaires.
De l'import initial au départ du salarié, les données restent centralisées, contrôlées et accessibles selon le rôle de chaque utilisateur.
Chaque salarié dispose d'une fiche regroupant ses informations personnelles, contractuelles et bancaires. Pour reprendre un effectif existant, un modèle Excel permet d'importer plusieurs salariés après contrôle des données.
L'organigramme permet de rattacher les salariés à leur manager ou directement à l'administrateur. Ce rattachement détermine automatiquement le périmètre visible par chaque manager.
Adresse, coordonnées bancaires, poste, établissement ou rémunération : les principales modifications sont datées et historisées afin de conserver une information exploitable pour le suivi RH et la paie.
La sortie d'un salarié permet de fermer son accès tout en conservant sa fiche, ses absences, ses compteurs, ses documents et l'historique nécessaire au suivi de l'entreprise.
« Fin de contrat au 31/07, matériel restitué. »
Ce compte ne peut plus se connecter. Sa fiche, ses absences, ses compteurs et ses documents sont conservés.
Rétablir l'accèsPlus de quarante contrôles vérifient la cohérence des dates, du contrat, du temps de travail, des coordonnées bancaires ou encore de la rémunération. Les anomalies sont identifiées sans modifier automatiquement les données.
Les incohérences impossibles empêchent l'enregistrement. Les situations atypiques mais possibles sont signalées afin de permettre leur vérification avant validation.
Une anomalie existante ne bloque pas une modification sans rapport avec le champ concerné. Les contrôles restent concentrés sur les données effectivement modifiées.
Les fiches créées manuellement et celles issues d'un import Excel sont soumises aux mêmes règles de validation.
Les contrôles liés notamment au SMIC, aux durées maximales ou au forfait jours s'appuient sur un référentiel daté permettant d'identifier les fiches nécessitant une vérification.
Les données salariés ne sont accessibles qu'aux profils autorisés. Les principales modifications sont historisées afin de conserver une information fiable dans le temps.
L'administrateur gère les données contractuelles, la rémunération et l'état civil. Le salarié peut mettre à jour certaines coordonnées personnelles depuis son propre espace. Le manager dispose uniquement des informations nécessaires au suivi de son équipe.
Le périmètre d'un manager dépend directement de l'organigramme. Il accède uniquement aux salariés qui lui sont rattachés et tout changement d'équipe met immédiatement à jour ses droits.
Pour les principaux champs suivis, KeepTrack conserve l'ancienne valeur, la nouvelle, la date et l'auteur de la modification. La rémunération dispose également de son propre historique avec date d'effet.
L'historique est destiné à l'administrateur et aux données préparées pour le cabinet via Payroll Connect. Il n'est pas accessible au salarié ni au manager.
La révocation bloque immédiatement la connexion sans supprimer les données du salarié. La suppression, réservée aux situations qui le nécessitent, supprime définitivement les éléments rattachés à la fiche.
Import initial, multi-établissements, temps partiel ou organisation managériale : KeepTrack structure les données sans multiplier les fichiers de suivi.
Un modèle Excel permet d'importer l'effectif existant. Chaque ligne est contrôlée avant création afin d'identifier les données valides, celles à vérifier et les erreurs bloquantes.
Chaque salarié peut être rattaché à un établissement. Les codes sont également pris en compte lors des imports afin de conserver une organisation cohérente en environnement multi-sites.
Les matricules et adresses e-mail déjà utilisés sont détectés afin d'éviter la création involontaire de plusieurs fiches pour un même salarié.
La fiche distingue la semaine de référence utilisée pour les congés et les jours réellement travaillés nécessaires notamment au calcul des titres-restaurant.
Aucune configuration particulière n'est nécessaire. Les salariés restent rattachés directement à l'administrateur jusqu'à la création éventuelle d'une organisation managériale.
Les salariés de son équipe peuvent être réaffectés depuis l'organigramme afin de mettre à jour immédiatement les responsabilités et les droits d'accès.
Entrées, sorties, évolutions de rémunération et principales modifications de fiche sont intégrées au fichier consolidé de Payroll Connect depuis le dernier envoi validé.
KeepTrack se concentre aujourd'hui sur la gestion administrative des salariés et la préparation des données nécessaires au suivi RH et à la paie.
KeepTrack ne gère pas les offres d'emploi, les candidatures ni le suivi des candidats. La gestion commence à partir de la création de la fiche salarié.
Les campagnes d'entretien, grilles d'évaluation et comptes rendus ne sont pas intégrés au module.
KeepTrack ne propose pas actuellement de circuit de signature électronique des documents.
Les échéances liées aux visites médicales ne sont pas encore calculées ou suivies automatiquement.
Oui. Un modèle Excel permet de reprendre les principales informations de votre fichier existant. Les données sont contrôlées avant la création des fiches salariés.
Le salarié peut mettre à jour certaines coordonnées personnelles, notamment son adresse, son téléphone et ses coordonnées bancaires. Les données contractuelles et la rémunération restent gérées par l'administrateur.
La fiche et son historique restent conservés. L'accès du salarié peut être révoqué afin qu'il ne puisse plus se connecter sans supprimer les données utiles à l'entreprise.
Gérez les demandes, automatisez les compteurs et préparez les données à transmettre à votre cabinet.
Calculez les droits selon les jours réellement travaillés et gérez automatiquement les régularisations.
Fichier consolidé, validation par le cabinet ou le service paie, retour des fichiers de paie et échanges du mois, dans un espace partagé.
Planning, saisie des temps, variables de paie, notes de frais, documents RH : l'ensemble des modules, inclus dans chaque abonnement.
Ajoutez jusqu'à cinq salariés, importez vos données et testez les contrôles ainsi que la gestion des fiches avec votre propre organisation.
