Règles d'utilisation

Conditions Générales d'Utilisation

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (CGU) régissent l'usage du service KeepTrack par tous ses utilisateurs (administrateurs, managers, salariés, cabinets comptables). Elles complètent les Conditions Générales de Vente (CGV) qui encadrent la relation commerciale entre KeepTrack et l'entreprise cliente.

Dernière mise à jour :Juin 2026

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Champ d'application — Tous les utilisateurs

Les présentes CGU s'appliquent à toute personne accédant et utilisant le service KeepTrack, quel que soit son rôle (administrateur, manager, salarié, collaborateur de cabinet comptable). L'accès au service vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU. Si vous n'acceptez pas ces conditions, vous ne devez pas utiliser le service.

1. Définitions

Dans les présentes CGU, les termes suivants ont la signification suivante :

KeepTrackLa société KEEPTRACK (SASU, SIREN 105 534 085 R.C.S. Paris), éditrice et opératrice du service.

ServiceLa plateforme SaaS KeepTrack accessible sur keeptrack.fr, incluant l'ensemble de ses modules.

ClientL'entreprise ou le professionnel ayant souscrit un abonnement KeepTrack au titre des CGV.

UtilisateurToute personne physique accédant au Service, quel que soit son rôle (Administrateur, Manager, Salarié, Cabinet).

AdministrateurL'Utilisateur disposant des droits d'administration de l'espace KeepTrack du Client, généralement le dirigeant ou le responsable RH.

ManagerL'Utilisateur disposant de droits de gestion d'équipe (validation de congés, gestion de planning) sur un périmètre défini.

SalariéL'Utilisateur disposant d'un accès individuel pour consulter et gérer ses propres données RH (demandes de congés, notes de frais, documents personnels).

CabinetLe collaborateur de cabinet comptable mandaté par le Client pour accéder au module Payroll Connect.

ContenuToute donnée, fichier, document ou information saisi ou téléversé par un Utilisateur dans le Service.

2. Acceptation des CGU

2.1 Acceptation par l'Administrateur

L'Administrateur du Client accepte les présentes CGU lors de la souscription à l'abonnement KeepTrack, par cochage d'une case dédiée concomitamment à l'acceptation des CGV et du DPA. Cette acceptation est horodatée et archivée.

2.2 Acceptation par les autres Utilisateurs (Manager, Salarié, Cabinet)

Les autres Utilisateurs (Manager, Salarié, Cabinet) accèdent au Service par invitation émise par l'Administrateur ou un Manager dûment habilité. L'accès et l'utilisation du Service par ces Utilisateurs vaut acceptation pleine et entière des présentes CGU, accessibles à tout moment depuis le pied de page du site keeptrack.fr et de l'application.

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Information préalable des Salariés

L'Administrateur du Client s'engage à informer ses Salariés de l'utilisation de l'outil KeepTrack pour la gestion des ressources humaines, conformément à son obligation légale d'information prévue à l'article L1222-4 du Code du travail. Cette information préalable peut prendre la forme d'une note de service, d'une charte informatique ou d'une mention dans le règlement intérieur, et doit être effectuée avant la première connexion du Salarié au Service.

2.3 Modifications des CGU

KeepTrack se réserve le droit de modifier les présentes CGU à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée à l'Administrateur du Client par email au moins 30 joursavant son entrée en vigueur, à charge pour ce dernier d'en informer les autres Utilisateurs. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation des nouvelles CGU.

3. Conditions d'accès au Service

3.1 Capacité juridique

L'Utilisateur déclare avoir la capacité juridique de contracter et utiliser le Service. L'accès au Service est strictement réservé aux personnes majeures. Tout accès par un mineur, même avec l'autorisation de son représentant légal, est interdit.

3.2 Création et gestion du compte Utilisateur

Le compte Utilisateur est créé soit directement par l'Administrateur du Client via la fonction d'invitation, soit par KeepTrack dans le cadre de l'initialisation d'un compte Client (canal SLG). L'Utilisateur active son compte via un lien reçu par email et définit son propre mot de passe lors de la première connexion.

3.3 Confidentialité des identifiants

L'Utilisateur est seul responsable de la confidentialité de ses identifiants de connexion (email et mot de passe). Il s'engage à :

✓Choisir un mot de passe robuste et unique, distinct de ceux utilisés sur d'autres services.

✓Ne pas partager ses identifiants avec un tiers, quel qu'il soit.

✓Notifier sans délai KeepTrack et son Administrateur en cas de perte, vol ou utilisation non autorisée de ses identifiants.

✓Se déconnecter de son compte à l'issue de chaque session, notamment sur un poste partagé.

Toute action effectuée sous le compte d'un Utilisateur est réputée avoir été effectuée par cet Utilisateur. KeepTrack ne saurait être tenue responsable de l'utilisation frauduleuse des identifiants par un tiers, sauf en cas de faute prouvée et directement imputable à KeepTrack.

3.4 Configuration technique requise

Pour accéder au Service, l'Utilisateur doit disposer d'un terminal (ordinateur, tablette, smartphone) connecté à Internet et d'un navigateur web récent (Chrome, Firefox, Safari, Edge — versions à jour). Les cookies strictement nécessaires (authentification, paiement) doivent être autorisés conformément à la Politique de cookies.

4. Description fonctionnelle du Service

KeepTrack est une plateforme SaaS de gestion des ressources humaines et de Gestion des Temps et Activités (GTA). Selon son rôle, chaque Utilisateur accède à un périmètre fonctionnel défini :

AdministrateurAccès complet : gestion des employés, paramétrage de l'espace, gestion des accès, module Payroll Connect, facturation, paramétrage des absences et compteurs.

ManagerValidation des demandes de congés et absences, consultation du planning équipe, gestion des notes de frais de son équipe.

SalariéConsultation de ses compteurs, demandes de congés et absences, saisie de notes de frais, consultation de ses documents personnels et de son planning.

CabinetAccès limité au module Payroll Connect : consultation et téléchargement des Instructions Files, accès aux historiques de salaires et variables de paie.

KeepTrack se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service, d'en ajouter de nouvelles ou d'en modifier certaines, sous réserve de ne pas dégrader substantiellement le niveau de service existant.

4.1 Nature du module coffre-fort — espace de stockage, non coffre-fort à valeur probante

Le Service propose un module de stockage et de partage de documents (« coffre-fort ») permettant à l'Administrateur, aux Managers et aux Salariés de déposer, classer et échanger des documents dans le cadre de la gestion des ressources humaines. Ce module constitue un espace de stockage applicatif.

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Le coffre-fort n'est pas un service à valeur probante

Le module coffre-fort de KeepTrack ne constitue pasun service de coffre-fort numérique à valeur probante au sens de la norme NF Z42-020, ni un dispositif de conservation du bulletin de paie dématérialisé au sens de l'article L3243-2 du Code du travail. En particulier, le dépôt d'un bulletin de paie dans le module ne vaut pasremise du bulletin sous forme électronique au salarié, ni accomplissement de l'obligation de mise à disposition et de conservation incombant à l'employeur. Si le Client souhaite dématérialiser les bulletins de paie de ses salariés, il lui appartient de recourir à un dispositif conforme aux exigences légales et réglementaires applicables.

5. Usage acceptable du Service

5.1 Engagements généraux

L'Utilisateur s'engage à :

✓Utiliser le Service conformément à sa destination, à savoir la gestion des ressources humaines dans un cadre professionnel.

✓Respecter les droits des autres Utilisateurs, notamment leur droit à la vie privée et à la confidentialité de leurs données.

✓Ne pas utiliser le Service à des fins illicites, contraires à l'ordre public, aux bonnes mœurs ou aux droits de tiers.

✓Saisir des informations exactes, complètes et à jour dans les champs du Service.

✓Respecter les obligations qui découlent du droit du travail français applicable à son entreprise.

5.2 Comportements et usages strictement interdits

Il est strictement interdit à tout Utilisateur :

×De tenter de contourner, désactiver, dégrader ou interférer avec les mécanismes de sécurité, d'authentification ou de cloisonnement du Service.

×D'accéder ou de tenter d'accéder à des données, comptes ou espaces auxquels il n'est pas habilité.

×De pratiquer le rétro-engineering, la décompilation ou le désassemblage de tout ou partie du Service.

×D'utiliser des robots, scripts automatisés ou tout autre moyen automatisé pour interagir avec le Service en dehors des API officielles documentées.

×De surcharger volontairement l'infrastructure du Service par un volume anormal de requêtes (attaque par déni de service).

×De téléverser ou diffuser des fichiers contenant des virus, malwares, scripts malveillants ou tout code susceptible d'endommager le Service ou les terminaux d'autres Utilisateurs.

×De diffuser via le Service du contenu illicite, diffamatoire, injurieux, discriminatoire, harcelant, à caractère pornographique ou pédopornographique, ou portant atteinte aux droits de propriété intellectuelle de tiers.

×De saisir dans les champs libres du Service des données sensibles non autorisées (données de santé hors dates d'arrêt, opinions politiques, religieuses, syndicales, orientation sexuelle, données biométriques).

×D'utiliser le Service à des fins de surveillance illicite des Salariés en violation du droit du travail ou du RGPD.

×De revendre, redistribuer, sous-licencier ou exploiter commercialement tout ou partie du Service.

5.3 Cas particulier — Rate limiting

Le Service met en œuvre un mécanisme de limitation de débit (rate limiting) pour prévenir les abus et garantir la disponibilité du Service à l'ensemble des Utilisateurs. En cas de dépassement des seuils, l'accès de l'Utilisateur concerné peut être temporairement restreint sans préavis. Les seuils sont calibrés pour ne jamais gêner un usage normal et conforme du Service.

6. Responsabilités respectives

6.1 Responsabilité du Client

Le Client (entreprise souscriptrice) est seul responsable :

✓De l'information préalable de ses Salariés concernant l'utilisation de KeepTrack (art. L1222-4 Code du travail).

✓De la conformité de l'utilisation du Service avec le droit du travail français applicable à son entreprise (convention collective, accord d'entreprise, règlement intérieur).

✓Du paramétrage de son espace KeepTrack et de la configuration des règles de gestion (compteurs, motifs d'absence, validateurs).

✓De la gestion des accès de ses Utilisateurs (invitations, retraits d'accès en cas de départ, attribution des rôles).

✓De l'exactitude des données saisies dans le Service par lui-même ou ses Utilisateurs.

✓De la qualification juridique des données saisies (notamment l'absence de données sensibles non autorisées).

✓De l'accès accordé aux Cabinets via le module Payroll Connect et de la conformité de ces accès avec ses propres engagements contractuels.

6.2 Responsabilité de l'Utilisateur

Chaque Utilisateur est personnellement responsable :

✓Du respect des présentes CGU et des règles d'usage acceptable définies à l'article 5.

✓De la confidentialité de ses identifiants de connexion.

✓Des contenus qu'il saisit ou téléverse dans le Service.

✓Des conséquences de ses actions effectuées via son compte (validation de congés, suppression de données, modification de paramètres).

6.3 Responsabilité de KeepTrack

KeepTrack est soumise à une obligation de moyenset non de résultat dans la fourniture du Service. Elle s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité, la sécurité et le bon fonctionnement du Service avec un objectif de disponibilité de 99,5 % par mois calendaire.

La responsabilité de KeepTrack ne saurait être engagée :

×En cas d'usage du Service non conforme aux présentes CGU.

×En cas d'inexactitude des données saisies par les Utilisateurs.

×En cas d'indisponibilité du Service résultant d'un cas de force majeure ou d'une défaillance des réseaux de télécommunication.

×En cas d'utilisation frauduleuse des identifiants d'un Utilisateur par un tiers, sauf faute prouvée de KeepTrack.

×Pour les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, perte de clientèle, préjudice commercial) résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Service.

En tout état de cause, la responsabilité de KeepTrack vis-à-vis du Client est limitée dans les conditions prévues aux CGV.

7. Propriété intellectuelle

7.1 Droits de KeepTrack sur le Service

Le Service KeepTrack, son interface, son code source, ses bases de données, ses textes, ses graphismes, ses logos et la marque KEEPTRACK sont la propriété exclusive de KeepTrack et sont protégés par les lois en vigueur sur la propriété intellectuelle. La marque KEEPTRACK est déposée à l'INPI (avril 2026) et le code source fait l'objet d'une enveloppe Soleau déposée à l'INPI (avril 2026).

KeepTrack concède à l'Utilisateur un droit d'utilisation strictement personnel, non exclusif, non cessible et limité à la durée de validité de son accès, dans le cadre de l'abonnement souscrit par le Client. Toute autre utilisation est interdite et constituerait une contrefaçon sanctionnée par les articles L.335-2 et suivants du Code de la Propriété Intellectuelle.

7.2 Droits du Client sur ses données

Le Client et ses Utilisateurs conservent l'intégralité de leurs droits sur les Contenus qu'ils saisissent ou téléversent dans le Service. KeepTrack ne revendique aucun droit de propriété intellectuelle sur ces Contenus et s'interdit toute exploitation autre que celle strictement nécessaire à la fourniture du Service.

Le Client garantit disposer de tous les droits nécessaires sur les Contenus qu'il téléverse dans le Service et s'engage à indemniser KeepTrack de toute réclamation de tiers liée à ces Contenus.

8. Données personnelles

Le traitement des données personnelles dans le cadre du Service est régi par notre Politique de confidentialité et par l' Accord de Traitement des Données (DPA) conclu entre KeepTrack (sous-traitant) et le Client (responsable de traitement), conformément à l'article 28 du RGPD.

Chaque Utilisateur dispose des droits d'accès, de rectification, d'effacement, d'opposition, de limitation et de portabilité sur les données personnelles le concernant. Ces droits s'exercent prioritairement auprès du Client en sa qualité de responsable de traitement, ou auprès de KeepTrack à l'adresse contact@keeptrack.fr qui transmettra la demande au Client responsable.

9. Disponibilité et maintenance du Service

Le Service est accessible 24h/24 et 7j/7, sous réserve des opérations de maintenance planifiées et des cas de force majeure. KeepTrack s'engage à notifier les opérations de maintenance planifiées au moins 48 heures à l'avance par email, sauf en cas d'intervention urgente de sécurité.

L'objectif de disponibilité du Service est de 99,5 % par mois calendaire, hors maintenances planifiées. En cas d'indisponibilité supérieure à 72 heures consécutives imputable à KeepTrack, les modalités de compensation sont définies aux CGV.

10. Suspension et résiliation de l'accès

10.1 Suspension pour manquement aux CGU

En cas de manquement grave d'un Utilisateur aux présentes CGU (notamment en cas d'usage interdit visé à l'article 5.2), KeepTrack se réserve le droit de suspendre l'accès de l'Utilisateur concerné, sans préavis et sans indemnité, après notification à l'Administrateur du Client.

Pour les manquements moins graves, KeepTrack adressera une mise en demeure par email à l'Administrateur du Client, restée sans effet pendant 15 jours, avant toute suspension.

10.2 Résiliation de l'accès individuel

L'Administrateur du Client peut révoquer à tout moment l'accès d'un Utilisateur depuis l'interface d'administration de l'espace KeepTrack. Cette révocation est effective immédiatement.

10.3 Fin de la relation avec le Client

En cas de résiliation de l'abonnement du Client conformément aux CGV, l'accès au Service de l'ensemble des Utilisateurs prend fin selon les modalités prévues aux CGV (période de 30 jours en lecture seule, puis blocage définitif).

11. Réclamations et signalement d'incidents

Tout Utilisateur peut signaler à KeepTrack un dysfonctionnement, un incident de sécurité, une utilisation abusive du Service ou une violation présumée des présentes CGU à l'adresse contact@keeptrack.fr.

Les signalements relatifs à la sécurité des données ou à des incidents susceptibles d'affecter la confidentialité des Contenus sont traités en priorité conformément aux procédures internes de KeepTrack et au DPA.

12. Droit applicable et règlement des litiges

Les présentes CGU sont soumises au droit français. En cas de litige relatif à leur interprétation ou à leur exécution, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige par email à contact@keeptrack.fr.

À défaut de résolution amiable dans ce délai, tout litige relatif aux présentes CGU sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, sous réserve des règles impératives de compétence territoriale applicables aux Utilisateurs consommateurs (le cas échéant pour les Salariés agissant en dehors de leur cadre professionnel).

13. Contact

Pour toute question relative aux présentes CGU : contact@keeptrack.fr

KEEPTRACK — 4 rue Georges Ville, 75016 Paris — SIREN 105 534 085 R.C.S. Paris