Le salarié saisit sa demande. KeepTrack applique les règles de décompte et d'acquisition, met à jour les compteurs et prépare les éléments à transmettre à votre cabinet.
Lorsque les compteurs sont suivis manuellement, leur mise à jour et leur consultation reposent souvent sur un fichier tenu par une seule personne.
Un compteur erroné peut n'être identifié qu'au moment d'un solde de tout compte, avec des corrections tardives et un risque de contestation.
Congés, arrêts de travail, entrées ou sorties : selon la situation, les règles d'acquisition et de décompte des droits ne sont pas les mêmes.
Le salarié saisit sa demande, le manager la valide et l'administrateur supervise l'ensemble des absences de l'entreprise.
Congés payés, RTT et récupération sont disponibles directement depuis son espace. Le calendrier tient compte de ses jours non travaillés, des jours fériés et des absences déjà enregistrées. Un justificatif peut être joint à la demande.
Le manager accède à ses propres absences et à celles des salariés qui lui sont rattachés. Les demandes en attente sont identifiées immédiatement et chaque validation ou refus déclenche une notification au salarié.
L'administrateur dispose d'une vue complète de l'entreprise. Il peut saisir une absence, traiter une demande d'annulation ou corriger un compteur. Chaque intervention sensible est confirmée, datée et conservée.
Congés payés, RTT, récupération et reports légaux évoluent automatiquement selon les absences validées et les droits acquis par chaque salarié.
Le compteur de report apparaît uniquement pour les salariés concernés.
Les droits acquis sur l'exercice précédent et ceux en cours d'acquisition sont suivis séparément. Le salarié comme l'administrateur identifient ainsi immédiatement les droits disponibles sur chaque période.
Les droits les plus anciens sont utilisés en priorité. Lorsqu'un solde N-1 est insuffisant, le complément est automatiquement décompté du compteur N.
Une absence est rattachée à l'exercice correspondant à sa date de début. Cette règle est appliquée automatiquement dans les compteurs et dans les données préparées pour la paie.
Au changement d'exercice, les compteurs sont basculés automatiquement. Les éventuels reports légaux et droits complémentaires sont conservés séparément et l'opération reste tracée.
Acquisition pendant un arrêt, restitution de congés et report des droits : KeepTrack applique ces règles automatiquement dans les compteurs.
Depuis la loi du 22 avril 2024, une maladie non professionnelle ouvre des droits à congés à hauteur de 80 %. Les accidents du travail, maladies professionnelles et accidents de trajet maintiennent une acquisition à 100 %.
KeepTrack applique ces taux automatiquement et permet d'intégrer des dispositions conventionnelles plus favorables.
Le calcul est proratisé selon la durée de l'absence et la semaine de référence du salarié.
Les jours concernés sont restitués au salarié conformément aux règles applicables. L'arrêt peut être enregistré sur la période concernée et le compteur de congés est automatiquement recalculé.
Le décompte initial, les jours restitués et le solde corrigé restent identifiables dans l'historique.
Lorsqu'un arrêt de travail a empêché la prise des congés, KeepTrack calcule le report légal applicable et l'affiche dans un compteur distinct.
L'employeur conserve la possibilité d'ajuster le montant retenu avec un motif tracé. La période de report est ensuite suivie à partir de la date d'information du salarié.
Reprise de compteurs, temps partiel, changement de planning ou annulation : les principaux cas particuliers sont intégrés au fonctionnement du module.
À la création d'un salarié, les soldes déjà acquis peuvent être repris directement : CP N-1, CP N, RTT et récupération. Il n'est pas nécessaire de reconstituer l'historique des absences antérieures.
Les congés restent décomptés selon la semaine de référence applicable. Les jours réellement travaillés sont gérés séparément et peuvent notamment être utilisés pour le calcul des titres-restaurant.
La semaine de référence utilisée lors de la saisie d'une absence reste conservée. Une modification ultérieure du planning ne modifie donc pas rétroactivement les décomptes déjà enregistrés.
Les jours sont ventilés mois par mois dans les données préparées pour le cabinet, tout en conservant le rattachement de l'absence à son exercice de congés.
Les RTT sont suivis par année civile. Une demande ne peut pas couvrir deux années : deux demandes distinctes sont alors nécessaires.
KeepTrack signale les heures enregistrées sur une période d'absence afin qu'elles puissent être contrôlées et corrigées dans la saisie des temps.
Le salarié peut demander l'annulation d'une absence validée. Les jours restent déduits jusqu'à la décision de l'administrateur. Une demande encore en attente peut être retirée directement par le salarié.
Absences validées, annulations, régularisations et compteurs sont intégrés au fichier consolidé de Payroll Connect. Les jours posés, restitués et réellement décomptés restent distingués pour faciliter le contrôle avant la paie.
Certaines règles ou fonctionnalités ne sont pas encore automatisées dans KeepTrack.
KeepTrack fonctionne actuellement en jours ouvrés. Le décompte en jours ouvrables fera l'objet d'une prochaine évolution.
Les jours de fractionnement ne sont pas encore attribués automatiquement. Ils peuvent actuellement être intégrés par un ajustement de compteur.
KeepTrack applique le report légal prévu après certains arrêts de travail. Les reports issus d'un accord d'entreprise ou d'un usage ne sont pas paramétrables actuellement.
KeepTrack ne produit ni bulletin de paie ni DSN. Il prépare et structure les données nécessaires afin qu'elles puissent être transmises à votre cabinet.
Non. Les principaux types d'absence, leurs règles de décompte et les taux légaux sont configurés à la création de l'entreprise. Le paramétrage n'est nécessaire que pour intégrer des dispositions conventionnelles particulières.
Le salarié accède à ses propres absences. Le manager accède à celles de son équipe. L'administrateur dispose d'une vue sur l'ensemble de l'entreprise. Les données destinées au cabinet sont transmises via les exports prévus à cet effet.
La modification est appliquée à la période concernée après confirmation. Les compteurs sont ensuite mis à jour lors du recalcul automatique.
Calcul automatique selon les jours réellement travaillés, avec gestion des régularisations.
Centralisez les données salariés, contrôlez les informations et transmettez les modifications à votre cabinet.
Fichier consolidé, validation par le cabinet ou le service paie, retour des fichiers de paie et échanges du mois, dans un espace partagé.
Planning, saisie des temps, variables de paie, notes de frais, documents RH : l'ensemble des modules, inclus dans chaque abonnement.
Ajoutez jusqu'à cinq salariés, reprenez leurs compteurs et testez le fonctionnement du module avec vos propres données.
