Conditions Générales de Vente

Dans les présentes CGV, les termes suivants ont la signification suivante :

KeepTrack est une plateforme SaaS de gestion RH et de Gestion des Temps et Activités (GTA) 100 % française, conçue pour les TPE et PME de 1 à 50 salariés, et sur devis pour les structures de plus de 50 salariés. Le Service comprend notamment : la gestion des absences et congés, les notes de frais, le planning équipe, les documents RH, la gestion des employés, l'organigramme, le reporting RH, le tableau de bord et le module Payroll Connect.

Le Service est accessible via un navigateur web, sans installation logicielle. KeepTrack se réserve le droit de faire évoluer les fonctionnalités du Service, d'en ajouter de nouvelles ou d'en modifier certaines, sous réserve de ne pas dégrader substantiellement le niveau de service existant pour les abonnements en cours.

KeepTrack propose deux canaux d'accès au Service, chacun avec ses modalités de souscription spécifiques.

Dans le cadre du canal SLG, le Client contacte KeepTrack pour une démonstration gratuite, sans engagement. Suite à celle-ci, le compte Client est créé directement par KeepTrack. L'intégration des données (import des salariés, paramétrage initial) peut être réalisée de façon autonome par le Client ou, sur demande, par KeepTrack dans le cadre d'une prestation d'intégration facturée séparément et documentée par devis. La facturation intervient selon l'une des deux modalités suivantes :

Pendant l'essai ou à son terme, le Client peut souscrire un abonnement payant exclusivement via Stripe (paiement par carte bancaire). L'accès est immédiatement étendu aux limites du plan souscrit après validation du paiement. Aucune souscription hors Stripe n'est disponible pour le canal PLG.

Dans tous les cas, la souscription est formalisée par l'acceptation des présentes CGV et du DPA (Accord de Traitement des Données) lors du paiement (case à cocher obligatoire horodatée). Cette acceptation constitue la formation du contrat entre KeepTrack et le Client.

Pour les structures de plus de 50 salariés (plan Entreprise), la souscription fait l'objet d'un devis personnalisé établi par KeepTrack sur demande à contact@keeptrack.fr. Le contrat est formalisé par l'acceptation du devis et des présentes CGV.

KeepTrack propose plusieurs plans tarifaires adaptés à la taille de l'entreprise. Les tarifs en vigueur sont ceux affichés sur keeptrack.fr/#tarifs au moment de la souscription.

Les prix sont indiqués en euros hors taxes (HT). La TVA au taux en vigueur s'applique au moment de la facturation. Pour les abonnements annuels, une réduction de 10 % est appliquée par rapport au tarif mensuel équivalent.

KeepTrack se réserve le droit de modifier ses tarifs. Toute modification sera notifiée au Client par email au moins 30 joursavant son entrée en vigueur. Le Client peut résilier son abonnement sans pénalité avant l'entrée en vigueur de la nouvelle tarification.

Les paiements sont traités de manière sécurisée par Stripe, prestataire de paiement certifié PCI-DSS Level 1. KeepTrack ne stocke aucune donnée bancaire. Les moyens de paiement acceptés sont la carte bancaire (Visa, Mastercard, American Express) et, selon disponibilité, le prélèvement SEPA.

Pour les abonnements mensuels, le paiement est prélevé automatiquement à la même date chaque mois à compter de la date de souscription. Pour les abonnements annuels, le paiement est prélevé en une seule fois à la souscription, puis à chaque date anniversaire annuelle.

En cas d'échec de paiement, KeepTrack envoie une notification par email. Après trois tentatives infructueuses sur une période de 7 jours, l'accès au Service peut être suspendu jusqu'à régularisation de la situation.

Pour les clients dont la facturation est établie hors Stripe, le paiement s'effectue par virement bancaire dans un délai de 30 joursà compter de la date d'émission de la facture, conformément à l'article L441-10 du Code de commerce. Les coordonnées bancaires (IBAN/BIC) de KeepTrack figurent sur chaque facture émise.

En cas de renouvellement, KeepTrack émet une nouvelle facture à l'approche de la date d'échéance selon la même périodicité (mensuelle ou annuelle). En cas de retard de paiement au-delà de l'échéance, des pénalités de retard sont applicables de plein droit au taux d'intérêt légal en vigueur, sans mise en demeure préalable, ainsi qu'une indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €(art. L441-10 Code de commerce). KeepTrack se réserve le droit de suspendre l'accès au Service après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours.

La résiliation s'effectue depuis l'espace de facturation Stripe accessible dans le profil administrateur KeepTrack, ou par email à contact@keeptrack.fr. Elle prend effet à la fin de la période d'abonnement en cours (fin du mois ou de l'année selon le cycle souscrit). Aucun remboursement prorata temporis n'est effectué pour la période restante, sauf dans les cas prévus à l'article 7.

La résiliation s'effectue exclusivement par email à contact@keeptrack.fr, en mentionnant la raison sociale du Client et la date souhaitée de fin de service. La facturation s'interrompt à la fin de la période en cours : fin du mois civil pour un abonnement mensuel, fin de l'année contractuelle pour un abonnement annuel. Aucun remboursement prorata temporis n'est effectué.

Pour tous les clients :à la date effective de résiliation, le Service est désactivé et le Client bénéficie d'un accès en lecture seule pendant 30 jours pour lui permettre d'exporter l'intégralité de ses données. Passé ce délai, les données sont définitivement supprimées, à l'exception des données dont la conservation est imposée par la loi (données de paie 5 ans, données comptables 10 ans).

KeepTrack se réserve le droit de résilier un abonnement en cas de violation des présentes CGV, notamment en cas d'utilisation frauduleuse ou abusive du Service, après mise en demeure par email restée sans effet pendant 15 jours.

Pour les abonnements payants souscrits à l'issue d'un essai gratuit de 14 jours (canal PLG), aucun remboursement n'est accordésur la période payante. La période d'essai constitue la période d'évaluation du Service. En souscrivant un abonnement payant, le Client reconnaît expressément avoir disposé du temps nécessaire pour évaluer le Service et accepte cette politique.

Le Client s'engage à :

KeepTrack s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité et la sécurité du Service, avec un objectif de disponibilité de 99,5 % par mois calendaire, hors maintenances planifiées notifiées à l'avance par email.

KeepTrack est soumis à une obligation de moyenset non de résultat. Sa responsabilité ne peut être engagée qu'en cas de faute prouvée et directement imputable à KeepTrack. En tout état de cause, la responsabilité de KeepTrack est limitée au montant des sommes effectivement payées par le Client au cours des 12 derniers mois précédant le fait dommageable.

KeepTrack ne saurait être tenu responsable des dommages indirects (perte de données, manque à gagner, préjudice commercial, perte de clientèle) résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser le Service, quel qu'en soit le motif.

Le Client est seul responsable des données RH qu'il saisit dans le Service et de leur conformité avec la législation applicable. KeepTrack agit en qualité de sous-traitant de ces données au sens de l'article 28 du RGPD, conformément au DPA.

KeepTrack traite les données personnelles du Client et de ses Utilisateurs en qualité de sous-traitant, conformément au RGPD (Règlement UE 2016/679). Le traitement est régi par la Politique de confidentialité et l' Accord de Traitement des Données (DPA) de KeepTrack, qui constituent ensemble l'accord de traitement au sens de l'article 28 du RGPD.

KeepTrack s'engage à ne jamais utiliser les données RH du Client à des fins autres que la fourniture du Service, et à ne jamais les céder, vendre ou louer à des tiers, sans exception.

KeepTrack concède au Client un droit d'utilisation non exclusif, personnel, non cessible et limité à la durée de l'abonnement pour accéder au Service. Ce droit d'utilisation ne constitue pas une cession de droits de propriété intellectuelle sur le Service, son code source ou ses composants.

La marque KEEPTRACK et le code source de l'application sont protégés et déposés à l'INPI (marque enregistrée, code source par enveloppe Soleau — Avril 2026). Toute reproduction ou utilisation non autorisée est interdite et poursuivie conformément au Code de la Propriété Intellectuelle.

Le Client conserve l'intégralité des droits sur ses données RH. KeepTrack ne revendique aucun droit de propriété sur les données saisies par le Client dans le Service.

KeepTrack se réserve le droit de modifier les présentes CGV à tout moment. Toute modification substantielle sera notifiée au Client par email au moins 30 joursavant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service après cette date vaut acceptation des nouvelles CGV. En cas de refus, le Client peut résilier son abonnement sans pénalité avant l'entrée en vigueur des modifications.

Les présentes CGV sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties s'efforceront de trouver une solution amiable dans un délai de 30 jours à compter de la notification du litige par email à contact@keeptrack.fr.

À défaut de résolution amiable dans ce délai, tout litige relatif à la formation, l'interprétation ou l'exécution des présentes CGV sera soumis à la compétence exclusive du Tribunal de Commerce de Paris, nonobstant pluralité de défendeurs ou appel en garantie.

Pour toute question relative aux présentes CGV, à votre abonnement ou pour toute demande de remboursement : contact@keeptrack.fr

KEEPTRACK — 4 rue Georges Ville, 75016 Paris — SIREN 105 534 085 R.C.S. Paris